BFH-Urteil: Instandhaltungsrücklage – Steuerabzug später!

Steuer-Falle für Vermieter-Ehepaare: Warum Ihre Instandhaltungsrücklage nicht sofort absetzbar ist

Ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) sorgt für Klarheit – und möglicherweise für Frustration bei vielen Vermietern. Wenn Sie Wohnungen vermieten und Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind, oder auch als einzelner Vermieter für die Instandhaltung Ihrer Immobilie sparen, sollten Sie jetzt genau aufpassen. Denn der BFH hat entschieden: Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage sind steuerlich erst dann absetzbar, wenn das Geld tatsächlich für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen ausgegeben wird – nicht schon bei der Einzahlung.

Was bedeutet das Urteil des BFH konkret für Vermieter?

Stellen Sie sich vor, Sie sind Vermieter einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus. Wie viele andere Eigentümer in Deutschland sind Sie Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft, kurz WEG. Diese WEG verwaltet das gemeinschaftliche Eigentum des Hauses, also zum Beispiel das Dach, die Fassade, das Treppenhaus oder die Heizungsanlage. Um unerwartete Reparaturen an diesen Gemeinschaftsbereichen finanzieren zu können, zahlen alle Eigentümer regelmäßig in eine sogenannte Instandhaltungsrücklage ein. Man kann sich das wie einen gemeinsamen Spartopf vorstellen, der für zukünftige Reparaturen gedacht ist.

Bisher haben sich viele Vermieter gefragt: Kann ich diese Einzahlungen in die Rücklage steuerlich geltend machen? Schließlich handelt es sich ja um Geld, das für die Immobilie und damit indirekt auch für die Vermietungstätigkeit aufgewendet wird. Ein Vermieter-Ehepaar aus Franken wollte genau das erreichen und klagte gegen das Finanzamt, das die steuerliche Absetzbarkeit der Rücklagen-Einzahlungen verneint hatte. Doch sowohl das Finanzgericht Nürnberg als auch der Bundesfinanzhof (BFH), das höchste deutsche Finanzgericht in Steuersachen, gaben dem Finanzamt Recht.

Das Urteil des BFH (Aktenzeichen XI R 19/24) vom 14. Januar 2025 ist eindeutig: Die reine Einzahlung in die Instandhaltungsrücklage ist keine sofort abziehbare Werbungskosten. Erst wenn das Geld aus der Rücklage tatsächlich für konkrete Instandhaltungsmaßnahmen verwendet wird, können Vermieter diese Kosten steuerlich geltend machen.

Warum hat der BFH so entschieden? Die juristischen Hintergründe einfach erklärt

Um die Entscheidung des BFH zu verstehen, müssen wir uns ein wenig mit den Grundlagen des Steuerrechts und dem Konzept der Werbungskosten beschäftigen. Keine Sorge, wir halten es einfach und vermeiden juristischen Fachjargon, wo es geht.

Werbungskosten: Was ist das überhaupt?

Im deutschen Steuerrecht gibt es verschiedene Arten von Einkünften. Wenn Sie eine Wohnung vermieten, erzielen Sie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Von diesen Einnahmen dürfen Sie bestimmte Ausgaben abziehen, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu mindern. Diese abziehbaren Ausgaben nennt man Werbungskosten.

Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die durch die Erzielung von Einnahmen veranlasst sind. Das bedeutet, es muss einen wirtschaftlichen Zusammenhang zwischen Ihren Ausgaben und Ihren Mieteinnahmen geben. Typische Werbungskosten bei Vermietung sind zum Beispiel:

• Zinsen für Kredite, die Sie für den Kauf der Immobilie aufgenommen haben
• Abschreibung (Absetzung für Abnutzung – AfA), also die steuerliche Berücksichtigung der Wertminderung des Gebäudes
• Grundsteuer
• Versicherungen für die Immobilie
• Verwaltungskosten
• Reparatur- und Instandhaltungskosten

Gerade die Instandhaltungskosten sind hier der springende Punkt. Denn natürlich fallen an einer Immobilie immer wieder Reparaturen an. Ein tropfender Wasserhahn, ein defekter Heizkörper, ein maroder Balkon – all das kostet Geld. Und diese Kosten sind grundsätzlich als Werbungskosten absetzbar, aber eben erst dann, wenn sie tatsächlich anfallen und bezahlt werden.

Der „Sparstrumpf“ ist keine direkte Ausgabe

Der BFH argumentiert nun, dass die Einzahlung in die Instandhaltungsrücklage noch keine direkte Ausgabe für die Instandhaltung darstellt. Richter Jens Reddig vom BFH verglich die Rücklage in der mündlichen Verhandlung anschaulich mit einem „Sparstrumpf“. Das Geld liegt zwar in diesem Topf, aber es wurde noch nicht konkret für eine Reparaturmaßnahme ausgegeben.

Der BFH betont, dass der wirtschaftliche Zusammenhang zwischen der Vermietungstätigkeit und den Aufwendungen fehlen würde, solange das Geld nur in der Rücklage liegt. Der „auslösende Moment“ für die Zahlung in die Rücklage sei nicht die Vermietung selbst, sondern die gesetzliche Verpflichtung für Wohnungseigentümer, eine solche Rücklage zu bilden. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Kurz gesagt: Die Einzahlung in die Rücklage ist zwar eine notwendige und vernünftige Maßnahme für Wohnungseigentümer, aber steuerlich gesehen noch keine „echte“ Ausgabe im Sinne der Werbungskosten. Erst wenn die WEG beschließt, das Geld für eine konkrete Reparatur zu verwenden und die Rechnung bezahlt, entsteht der notwendige wirtschaftliche Zusammenhang zur Vermietung.

Das Urteil hat Breitenwirkung: Nicht nur WEG-Mitglieder betroffen

Auch wenn es im konkreten Fall des Vermieter-Ehepaars „nur“ um eine Summe von 1.300 Euro ging, hat das Urteil des BFH eine erhebliche Breitenwirkung. In Deutschland gibt es Millionen von Wohnungen in Mehrfamilienhäusern mit Eigentümergemeinschaften. Alle diese Vermieter müssen sich nun nach diesem Urteil richten.

Aber nicht nur Mitglieder einer WEG sind betroffen. Das Prinzip gilt laut BFH auch für andere Vermieter, die keine WEG bilden. Denken Sie zum Beispiel an:

• Wohnungsgesellschaften
• Eigentümer von Mehrfamilienhäusern, die nicht in Eigentumswohnungen aufgeteilt sind
• Eigentümer von Einfamilienhäusern, die eine Einliegerwohnung vermieten

Auch diese Vermieter können Instandhaltungskosten für ihre Mietobjekte natürlich steuerlich absetzen. Aber eben auch hier gilt: Erst wenn die Kosten tatsächlich anfallen und bezahlt werden, nicht schon bei der Bildung einer Rücklage oder dem Ansparen von Geld für zukünftige Reparaturen.

Praktische Beispiele: Wann sind Instandhaltungskosten absetzbar?

Um das Ganze noch etwas konkreter zu machen, hier ein paar Beispiele, wann Instandhaltungskosten als Werbungskosten absetzbar sind und wann nicht:

Nicht sofort absetzbar:

• Einzahlung in die Instandhaltungsrücklage der WEG: Wie das BFH-Urteil zeigt, ist die reine Einzahlung nicht sofort absetzbar.
• Ansparen von Geld auf einem separaten Konto für zukünftige Reparaturen: Auch wenn Sie als privater Vermieter Geld „auf die Seite legen“, um später das Dach neu decken zu lassen, sind diese Sparbeträge nicht sofort absetzbar.

Absetzbar, wenn Kosten anfallen und bezahlt werden:

• Bezahlung der Jahresabrechnung der WEG: In der Jahresabrechnung der WEG sind in der Regel auch konkrete Instandhaltungsmaßnahmen aufgeführt, die im vergangenen Jahr durchgeführt wurden. Der Anteil, der auf Ihre vermietete Wohnung entfällt und tatsächlich für Instandhaltung ausgegeben wurde, ist im Jahr der Bezahlung der Jahresabrechnung als Werbungskosten absetzbar. Wichtig: Sie müssen genau prüfen, welche Positionen in der Jahresabrechnung tatsächlich Instandhaltungskosten sind und welche zum Beispiel Verwaltungskosten oder ähnliches darstellen. Lassen Sie sich im Zweifel die Abrechnung von der WEG-Verwaltung detailliert aufschlüsseln.
• Direkte Beauftragung von Handwerkern für Reparaturen in der vermieteten Wohnung: Wenn Sie als Vermieter selbst einen Handwerker beauftragen, um einen Schaden in Ihrer vermieteten Wohnung zu beheben (z.B. Rohrbruch, Heizungsausfall), sind die Rechnungen des Handwerkers im Jahr der Bezahlung als Werbungskosten absetzbar.
• Kosten für Material und Werkzeug für selbst durchgeführte Reparaturen: Auch wenn Sie kleinere Reparaturen selbst erledigen und dafür Material im Baumarkt kaufen, können Sie diese Materialkosten (gegen Vorlage der Quittungen) als Werbungskosten absetzen. Achtung: Ihre eigene Arbeitszeit ist in der Regel nicht absetzbar.

Wichtig ist immer der Zeitpunkt der Bezahlung. Das Steuerrecht spricht hier vom Zufluss- und Abflussprinzip. Werbungskosten sind in dem Jahr abziehbar, in dem sie bezahlt wurden, nicht in dem Jahr, in dem die Reparatur durchgeführt wurde oder die Einzahlung in die Rücklage erfolgte.

Was bedeutet das für betroffene Vermieter? Handlungsempfehlungen

Was sollten Vermieter nun konkret tun, um die steuerlichen Auswirkungen des BFH-Urteils zu berücksichtigen? Hier ein paar praktische Tipps:

1. Jahresabrechnung der WEG genau prüfen: Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre Jahresabrechnung der WEG. Identifizieren Sie die Positionen, die tatsächlich Instandhaltungskosten betreffen. Diese Kosten können Sie in dem Jahr der Bezahlung der Jahresabrechnung als Werbungskosten ansetzen. Fordern Sie bei Bedarf eine detaillierte Aufschlüsselung von der WEG-Verwaltung an.
2. Belege sammeln und aufbewahren: Sammeln Sie alle Belege für Instandhaltungsmaßnahmen, sowohl für die Jahresabrechnung der WEG als auch für direkt beauftragte Handwerkerrechnungen oder Materialkäufe. Bewahren Sie diese Belege sorgfältig auf, da Sie sie im Falle einer Steuerprüfung vorlegen müssen.
3. Steuererklärung korrekt ausfüllen: Tragen Sie die abziehbaren Instandhaltungskosten in Ihrer Steuererklärung in der Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) ein. Achten Sie darauf, die Kosten dem richtigen Jahr zuzuordnen (Jahr der Bezahlung).
4. Steuerberater konsultieren: Wenn Sie unsicher sind, wie Sie das Urteil des BFH in Ihrer individuellen Situation umsetzen sollen oder Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Instandhaltungskosten haben, ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren. Er kann Ihnen helfen, Ihre Steuererklärung korrekt auszufüllen und alle Steuervorteile optimal zu nutzen.
5. Langfristige Finanzplanung überdenken: Das Urteil des BFH ändert zwar nichts an der Notwendigkeit, für die Instandhaltung der Immobilie zu sparen. Es macht aber deutlich, dass die steuerliche Berücksichtigung von Instandhaltungskosten erst später erfolgt. Berücksichtigen Sie dies in Ihrer langfristigen Finanzplanung als Vermieter.

Fazit: Geduld ist gefragt bei der Steuer

Das Urteil des BFH mag für einige Vermieter auf den ersten Blick enttäuschend sein. Schließlich wäre es natürlich angenehmer gewesen, die Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage sofort steuerlich geltend machen zu können. Aber die Entscheidung des BFH ist nachvollziehbar und entspricht den grundlegenden Prinzipien des deutschen Steuerrechts.

Für Vermieter bedeutet das Urteil vor allem: Geduld ist gefragt. Die steuerliche Entlastung durch Instandhaltungskosten kommt nicht sofort beim Ansparen, sondern erst später, wenn das Geld tatsächlich für Reparaturen ausgegeben wird. Es ist wichtig, die Jahresabrechnungen der WEG und alle anderen Belege für Instandhaltungskosten sorgfältig zu prüfen und die Kosten korrekt in der Steuererklärung anzusetzen. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihnen zustehenden Steuervorteile nutzen – auch wenn es manchmal etwas länger dauert.

Dieses Urteil des BFH schafft Klarheit und sorgt für eine einheitliche Rechtsanwendung in Bezug auf die steuerliche Behandlung von Instandhaltungsrücklagen. Für Vermieter heißt es nun, sich auf die neue Rechtslage einzustellen und ihre Steuerplanung entsprechend anzupassen. Mit der richtigen Herangehensweise und gegebenenfalls professioneller Unterstützung durch einen Steuerberater können Sie die steuerlichen Aspekte der Instandhaltung Ihrer Immobilie optimal gestalten.