Datenschutz

Datenschutzerklärung der Rechtsanwälte Kotz GbR

Siehe auch: Datenschutzerklärung Mandanten als PDF | Datenschutzerklärung Notariat als PDF

Wir, die Rechtsanwälte Kotz GbR, bedanken uns für Ihren Besuch auf unserer Homepage. Als Rechtsanwälte ist uns der sichere Umgang mit Ihren Daten besonders wichtig. Wir möchten Sie daher hiermit ausführlich über die Verwendung Ihrer Daten bei dem Besuch unseres Webauftritts informieren.

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne die Angabe von personenbezogenen Daten möglich.

Soweit personenbezogene Daten beim Besuch unserer Webseiten erhoben werden, verarbeiten wir diese ausschließlich nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (VO (EU) 2016/679; DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Diese Datenschutzerklärung gilt für unser Online-Angebot. Für verlinkte Inhalte anderer Anbieter ist die dort hinterlegte Datenschutzerklärung maßgeblich.

Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Datenübertragung mittels Internet Sicherheitslücken auftreten können, die sich auch nicht durch die technische Gestaltung dieser Webseite verhindern lassen. Ein lückenloser Schutz von personenbezogenen Daten ist bei der Nutzung des Internet nicht möglich.

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung der Rechtsanwälte Kotz GbR beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

• Personenbezogene Daten: Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
• Betroffene Person: Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
• Verarbeitung: Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
• Einschränkung der Verarbeitung: Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
• Profiling: Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
• Pseudonymisierung: Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.
• Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher: Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche bzw. können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
• Auftragsverarbeiter: Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
• Empfänger: Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
• Dritter: Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
• Einwilligung: Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Der Verantwortliche bzw. Ihr Ansprechpartner

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wenden Sie sich bitte direkt an:

Rechtsanwälte Kotz GbR
z. Hd. Herrn Rechtsanwalt Dr. Christian Kotz

Siegener Straße 104-106
57223 Kreuztal

Telefon: 02732/791079
Telefax: 02732/791078

E-Mail: Datenschutz@ra-kotz.de

3. Datenschutzbeauftragter

Als Datenschutzbeauftragter ist bei uns bestellt:

Herr Dipl. Inform. Olaf Tenti

GDI
Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Fleyer Str. 61
58097 Hagen (NRW)
Tel.: + 49 (0) 2331 / 35 68 32 – 0
Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu
URL: www.gdi-mbh.eu

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Webseite wird betrieben auf Servern von ALL-INKL.COM | Hauptstraße 68 | D-02742 Friedersdorf (Hoster).

Beim Abruf unserer Webseiten werden automatisiert Daten erhoben und in Protokolldateien (Server-Logfiles) auf dem Server unseres Hosters gespeichert. Unter den erhobenen Daten sind:

• Name der abgerufenen Webseite und übertragene Datenmenge
• Datum und Uhrzeit des Abrufs sowie Meldung über erfolgreichen Abruf
• Art und Version des Internetbrowsers nebst Betriebssystem des Nutzers
• Zuvor besuchte Seite (Referrer-URL) und anfragender Provider
• IP-Adressen in anonymisierter Form

Der Hoster verwendet die erhobenen Daten zum Betrieb der Webseite sowie zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und Abwehr von Cyberangriffen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Wir haben mit der webgo GmbH einen rechtskonformen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Vom Hoster gespeicherte Logs werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht bzw. vollständig anonymisiert.

5. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

6. Allgemeine Kriterien für die Speicherdauer und Löschfristen

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist, oder sofern dies durch gesetzliche Vorgaben, welchen unsere Kanzlei unterliegt, vorgeschrieben ist.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Für die Bestimmung unserer konkreten Löschfristen gelten folgende rechtliche Rahmenbedingungen:

• Rechtsanwaltliche Handakten: Nach § 50 Abs. 1 BRAO (Bundesrechtsanwaltsordnung) sind wir verpflichtet, anwaltliche Handakten für die Dauer von 6 Jahren nach Beendigung des Mandats aufzubewahren.
• Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung: Soweit Daten für die Finanzbuchhaltung relevant sind (z. B. Rechnungen, sonstige Buchungsbelege), betragen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (Abgabenordnung) und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) 8 Jahre. Für sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen (z. B. Bücher, Jahresabschlüsse) gelten abweichende Fristen von 6 bzw. 10 Jahren.
• Allgemeine Kontaktanfragen: Daten aus allgemeinen Anfragen (per E-Mail oder Kontaktformular) werden gelöscht, sobald die jeweilige Konversation beendet ist und der Sachverhalt abschließend geklärt ist, sofern sich daraus kein Mandatsverhältnis entwickelt.

7. Grundlage der Datenverarbeitung

Grundlage der Datenerhebung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 DS-GVO sind: die von Ihnen ggf. erteilte Einwilligung (lit. a); die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages / Mandatsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (lit. b); sowie die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der unsere Kanzlei unterliegt (lit. c). Soweit eine Datenerhebung auf einem berechtigten Interesse unseres Unternehmens beruht (lit. f), wird im Rahmen des jeweiligen Dienstes gesondert darauf verwiesen.

8. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften, Geldwäschegesetz) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen ergeben kann. Im Rahmen eines Mandatsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Erfüllung des Mandats sowie der vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Mandats ablehnen müssen oder ein bestehendes Mandat nicht mehr durchführen können.

9. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite und externe Online-Formulare

Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit uns aufnimmt, werden die übermittelten Daten automatisch gespeichert. Diese Angaben werden ausschließlich für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser Daten an unbefugte Dritte.

Externe Online-Formulare (NotarNow):
Mit unserer Website ist eine Schaltfläche für die Online-Datenaufnahme verknüpft, mit der Sie Daten per Online-Formular an unser Notariat übermitteln können. Nehmen Sie diesen Online-Service von NotarNow (LegalNow GmbH, Lena-Christ-Straße 2, 82031 Grünwald) in Anspruch, so werden Ihre Angaben inklusive der Kontaktdaten zwecks Bearbeitung auf den Servern von NotarNow verschlüsselt verarbeitet und im Anschluss direkt an uns weitergeleitet. Die Datenverarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Erfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Mandatsaufnahme). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere notarielle und steuerliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Bei Nutzung der „Zwischenspeichern“-Funktion werden Ihre Eingaben verschlüsselt für maximal 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht, sofern keine Übermittlung an uns erfolgt.

10. Verwendung von Cookies und Consent-Management (Borlabs Cookie)

Um den Besuch unserer Webseite attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir ein technisch notwendiges Consent-Management-Tool (Borlabs Cookie). Dieses Tool setzt ein technisch zwingend erforderliches Cookie (borlabs-cookie) auf Ihrem Endgerät, um Ihre getroffenen Datenschutzeinstellungen zu speichern (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Über dieses Banner können Sie steuern, ob Sie der Aktivierung einwilligungspflichtiger Analyse-Dienste (Statistiken) zustimmen möchten. Darüber hinaus werden auf dieser Webseite standardmäßig keine Cookies von Drittanbietern oder Marketing-Netzwerken geladen. Sie können Ihren Browser zudem so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies allgemein informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden.

11. Einsatz der Matomo Webanalyse (einwilligungspflichtig, ohne Cookies)

Diese Webseite verwendet die Open-Source-Software Matomo zur statistischen Analyse der Besucherströme. Wir hosten Matomo ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Alle Analysedaten verbleiben somit lokal bei uns und werden niemals an Dritte weitergegeben.

Technische Besonderheit: Cookielose Erfassung nach Einwilligung
Matomo ist so konfiguriert, dass keine Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Eine Analyse des Nutzerverhaltens über ein datenschutzfreundliches Device-Fingerprinting erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie im Cookie-Banner aktiv Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang durch das Entfernen der letzten 2 Bytes sofort anonymisiert, sodass eine Zuordnung zu Ihrer Person technisch unmöglich ist.

Folgende anonymisierte Daten werden verarbeitet: gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, Titel und URL der besuchten Seite, Bildschirmauflösung, Browsertyp, Betriebssystem und Gerätekategorie. Die erhobenen Besucher-Logs werden in unserem System nach einer Aufbewahrungsdauer von 180 Tagen automatisch vollständig gelöscht.

Die Nutzung unserer Webseite ist selbstverständlich auch ohne die Erteilung dieser Einwilligung uneingeschränkt möglich. Sie können Ihre Einwilligung hier jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

Hier können Sie Ihre Einwilligung ändern:

12. Verlinkungen zu Sozialen Medien (Facebook, Instagram & Co.)

Wir binden auf unserer Webseite Verlinkungen zu unseren Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, X/Twitter) ein. Es handelt sich hierbei um reine statische Verlinkungen (Hyperlinks) und ausdrücklich nicht um sogenannte Social-Media-Plugins (wie z. B. den Facebook-„Gefällt-mir“-Button).

Das bedeutet für Sie: Beim bloßen Laden unserer Webseite werden keinerlei Daten an die Betreiber der sozialen Netzwerke übertragen oder verdeckte Tracking-Profile erstellt. Erst wenn Sie aktiv auf eines der Social-Media-Symbole klicken, verlassen Sie unsere Webseite und werden auf unsere jeweilige Profilseite beim externen Anbieter weitergeleitet. Erst ab diesem Moment werden Daten durch den jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet, worauf wir keinen Einfluss haben.

Zweck und Umfang der Datenerhebung durch das jeweilige Medium sowie die dortige weitere Verarbeitung Ihrer Daten wie auch Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Verantwortlichen:

• Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy/
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• Google / YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Die Datenverarbeitung auf unserer Facebook-Fanpage erfolgt zudem auf Grundlage einer Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO, welche Sie hier einsehen können: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Siehe auch: https://www.ra-kotz.de/datenschutzerklaerung-facebook

13. E-Mail-Newsletter und Newsletter-Tracking

Wenn Sie den auf der Webseite angebotenen Newsletter abonnieren, werden die in der Eingabemaske erhobenen Daten verarbeitet. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren; Sie erhalten somit eine Bestätigungs-E-Mail, um Missbrauch zu verhindern. Bei der Anmeldung werden zudem IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit gespeichert, um den Anmeldevorgang rechtlich abzusichern (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. c DS-GVO).

Newsletter-Tracking: Unsere Newsletter enthalten ein eingebettetes Zählpixel. Hierbei handelt es sich um eine Miniaturgrafik, über die wir statistisch auswerten können, ob und wann eine E-Mail geöffnet wurde und welche Links angeklickt wurden. Diese Daten werden erhoben, um den Newsletterdienst zu optimieren. Sie können Ihre Einwilligung in den Newsletter-Versand sowie das Tracking jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Abmeldelink am Ende eines jeden Newsletters nutzen.

14. Bewerbungsverfahren

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich per E-Mail oder postalisch bei uns zu bewerben. Die uns übersandten Bewerbungsdaten werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Ermittlung der Eignung verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, § 26 BDSG).

Die Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens (Zusage oder Absage) für die Dauer von maximal 6 Monaten aufbewahrt (zur Abwehr von Ansprüchen nach dem AGG) und im Anschluss datenschutzkonform vernichtet bzw. gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Evidenzhaltung aktiv eingewilligt.

15. Mandantenhinweise nach DSGVO

Laden Sie hier unsere Mandatenhinweise nach DSGVO herunter.

16. Rechte der betroffenen Personen

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO umfangreiche Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu. Zur Geltendmachung können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie Auskunft über diese Daten und eine Kopie zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern kein rechtlicher Grund (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie § 50 BRAO) der Löschung entgegensteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder Sie Widerspruch eingelegt haben.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einmal erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

17. Bekanntmachung von Veränderungen

Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer internen Kanzleiprozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Version auf unserer Internetseite ist die für Ihren Besuch gültige Fassung.

Stand: Juni 2026